Recebi uma reclamatória trabalhista: o que fazer nas primeiras 48 horas

O que está realmente em jogo nas primeiras horas

A notificação chega e a reação instintiva costuma ser discutir o mérito: se o pedido é justo, se o ex-empregado está exagerando, se aquilo tudo aconteceu mesmo.

Essa conversa vem depois. Nas primeiras 48 horas o que determina o resultado não é a versão da empresa, é o acervo documental que ela consegue reunir. A Justiça do Trabalho decide majoritariamente sobre documento, e o momento de produzir documento é antes da contestação.

Quais documentos precisam ser reunidos primeiro?

A prioridade é a documentação que registra a execução do contrato, e não a que registra a sua formalização. Contrato assinado quase sempre existe; o que costuma faltar é o que comprova como o dia a dia realmente aconteceu.

• Registro do empregado e contrato: admissão, alterações contratuais, eventuais aditivos e o termo de rescisão.
• Controles de jornada de todo o período: cartões de ponto, registros eletrônicos, escalas e, se houver, acordos de compensação ou banco de horas.
• Recibos de pagamento e folha: holerites do período integral, com destaque para verbas variáveis, comissões e adicionais.
• Comprovantes de entrega: equipamento de proteção, uniforme, ferramenta, veículo, celular, com recibo assinado.
• Comunicações internas: advertências, suspensões, comunicados, e-mails e mensagens que tenham relação com os fatos alegados.
• Documentação de saúde e segurança: exames admissional, periódicos e demissional, além dos programas aplicáveis à atividade.

Por que documento juntado depois raramente serve?

Porque a contestação é o momento processual de produção da prova documental da defesa. Documento apresentado em fase posterior enfrenta preclusão, e a exceção do artigo 435 do Código de Processo Civil é estreita: alcança documento novo ou cuja apresentação anterior fosse impossível, e não documento que existia e não foi procurado a tempo.

Na prática, isso significa que uma semana de atraso na busca interna pode custar a prova de um fato que a empresa tinha condições de demonstrar. É o motivo pelo qual a organização documental preventiva costuma valer mais do que qualquer tese.

Quem deve ser o preposto e como prepará-lo?

Desde a Lei 13.467/2017, o preposto não precisa ser empregado da empresa. O que ele precisa é conhecer os fatos da relação de trabalho discutida, porque o depoimento dele vincula a empresa.

O critério de escolha, portanto, não é hierárquico e sim factual: a melhor escolha é quem acompanhou a rotina do reclamante, não necessariamente quem tem o cargo mais alto. Preposto que responde "não sei" a fato relevante produz confissão sobre esse fato, e confissão em audiência não se desfaz com documento.

A preparação não é ensaio de resposta. É leitura conjunta da petição inicial e da documentação, para que ele saiba o que a empresa afirma e por quê.

Riscos e divergências

O ponto mais delicado das primeiras horas costuma ser o contato com o ex-empregado.

Há quem defenda a tentativa de composição direta e imediata, antes mesmo da audiência, como forma de encerrar o litígio a custo menor. O risco é concreto: contato conduzido sem cuidado pode ser apresentado como pressão, contaminar a prova e, em situações extremas, configurar coação. A composição existe e é legítima, mas o canal adequado é o processual, com assistência técnica dos dois lados.

Há também divergência sobre a extensão do dever de exibição de documentos internos e sobre os limites do acesso a comunicações corporativas. Política interna prévia sobre uso de e-mail e de dispositivos costuma ser determinante para a admissibilidade dessa prova.

Checklist das primeiras 48 horas

• Identifique a data da audiência e o prazo de defesa antes de qualquer coisa.
• Designe uma pessoa responsável pela busca documental, com acesso aos sistemas.
• Exporte controles de jornada e folha do período integral, não apenas do trecho discutido.
• Preserve mensagens e e-mails relevantes, sem edição.
• Levante o histórico de outras demandas com pedidos semelhantes.
• Escolha o preposto pelo conhecimento dos fatos.
• Oriente a equipe a não procurar o reclamante.
• Liste, por escrito, o que a empresa não conseguiu localizar.

Erros mais comuns

1. Esperar a proximidade da audiência para reunir documento. O prazo de defesa é o prazo real, não a data da audiência.
2. Selecionar apenas o que favorece. A defesa precisa conhecer o acervo inteiro, inclusive o desfavorável, para não ser surpreendida.
3. Escolher o preposto pelo cargo. Quem decide não é necessariamente quem presenciou.
4. Tratar a ausência de documento como detalhe. O que a empresa não tem define a estratégia tanto quanto o que ela tem.